5. 填写归档章：归档章的内容包括：年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。

     （1）年度：文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注的公元纪年表示，如：2012。
     （2）保管期限：归档文件保管期限的简称，如：短期、长期等。
     （3）类目：按照高校档案十大类的一级类目和二级类目组合进行划分。

     （4）件号：即文件的排列顺序号，均采用大流水排列法。在同一保管期限内按文件的排列顺序从“1”开始标注大流水号，即保管期限为长期的再排一个流水号。在排顺序号时，要避免出现错号、漏号、重号等现象。
     （5）页数：每份文件的页数，包括正反面，有图文的页面均为一页。填入归档章后，也要相应地填入软卷皮的对应位置。
       6. 编制归档文件目录：归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
       件号：填写与归档章相同的件号。
       责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。如：辽宁石油化工大学、组织部、教务处等。
       文号：文件的发文字号。如：辽石化大[2008]99号，辽石化大纪监发[2013]1号等。
       题名：即文件标题。如：关于评选表彰优质廉政勤政干部党风廉政建设先进工作者的通知。
       日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
       页数：每一件归档文件的页数。同归档章、软卷皮上所填页数。
       备注：注释文件需说明的情况。如：修改、补充、借出等情况。
       7. 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面包括全宗名称、年度、保管期限、单位(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写“辽宁石油化工大学”，年度、保管期限、单位等项目同文件目录填写项。
       8. 装盒：将归档材料按件号顺序依次装入档案盒，依据档案盒的大小，酌情每几件装入一个档案盒，同一保管期限的档案才能装入一个档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录（同档案目录）、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
       档案盒的全宗号、年度、保管期限、单位（问题）等项目同文件目录填写项。起止件号，在“馆”的位置填写盒内好 件文件和好后一件文件的件号，中间用“—”号连接。盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
       9. 填写备考表：备考表每个档案盒内放一张，置于盒内档案之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。
      （1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，如无以上等特殊情况，可不填。
      （2）整理人：负责整理归档材料的兼职档案员姓名。
      （3）检查人：由部门领导负责检查归档材料的整理质量并在此签名。
      （4）日期：归档文件整理完毕的日期，由兼职档案员填写。
       10. 交接手续：档案整理完毕后，由归档部门统一将目录和交接手续一并移交档案馆，电子版目录、交接手续用办公自动化发给档案馆工作人员。其中交接手续一式两份，当场进行交接，移交人、接收人签字，双方各存一份备查。